Ihr Backoffice.
Genau dann,
wenn Sie es
brauchen.
ADAPTIS unterstützt Dienstleistungsbetriebe flexibel bei Engpässen, zusätzlichem Bedarf oder als dauerhafte Backoffice-Kapazität.
Backoffice-Kapazität, genau dort wo sie gebraucht wird.
ADAPTIS übernimmt einzelne Arbeitsabläufe, betreut vollständige administrative Bereiche oder setzt klar abgegrenzte Aufgaben und Projekte um – abhängig davon, was Ihr Betrieb tatsächlich benötigt.
01 / LEISTUNGSBEREICH
Büroorganisation & Administration
Anfragen, E-Mails, Terminänderungen, Dokumentation und Datenpflege laufen parallel zum eigentlichen Betrieb. ADAPTIS übernimmt definierte administrative Abläufe und integriert sich dabei in die bestehenden Strukturen und Prozesse Ihres Unternehmens.
KUNDENSYSTEM
BESTEHENDER PROZESS / INTERNES BACKOFFICE
ADAPTIS
VEREINBARTER ARBEITSSCHRITT
✓ BEARBEITETER VORGANG
Anfrage eingeordnet · E-Mail bearbeitet · Dokument aktualisiert
TYPISCHE AUFGABEN
02 / LEISTUNGSBEREICH
Kaufmännische Verwaltung
Angebote, Aufträge, Rechnungen und Nachverfolgung bilden einen zusammenhängenden kaufmännischen Ablauf. ADAPTIS übernimmt definierte Schritte dieses Prozesses und hält administrative Vorgänge strukturiert im bestehenden System.
Einzelne Schritte, mehrere zusammenhängende Schritte oder der vollständige Ablauf – der Umfang wird gemeinsam definiert.
TYPISCHE AUFGABEN
- Angebotsvorbereitung
- Rechnungserstellung
- Auftragsadministration
- Zahlungsadministration
- Nachverfolgung offener Vorgänge
- Kaufmännische Dokumentation
03 / LEISTUNGSBEREICH
Kundenservice & Kundenbetreuung
Kundenanfragen, Rückfragen, Terminänderungen, Reklamationen und Follow-ups entstehen laufend und müssen zuverlässig bearbeitet werden. ADAPTIS übernimmt definierte Kommunikations- und Serviceaufgaben und sorgt dafür, dass Vorgänge strukturiert weitergeführt werden.
- Anfrage
- ADAPTIS
- Rückmeldung
- Dokumentation
TYPISCHE AUFGABEN
- Kundenanfragen bearbeiten
- Rückfragen koordinieren
- Terminänderungen abstimmen
- Reklamationen administrativ begleiten
- Follow-ups & Reaktivierung
- Customer Care
- Telefonische Rückmeldungen
- Dokumentation von Kundenkontakten
04 / PEOPLE / HR ADMINISTRATION
Nicht nur Kundenprozesse brauchen Struktur.Auch Mitarbeiter- und Recruiting-Prozesse laufen nicht von selbst.
Bewerbungen, Unterlagen, Abwesenheiten, Gesprächskoordination und Mitarbeiteradministration erzeugen laufende organisatorische Aufgaben. ADAPTIS kann diese Abläufe strukturiert administrativ begleiten.
EINGANG
BEWERBUNGPRÜFUNG
UNTERLAGENKOORDINATION
GESPRÄCHSKOORDINATIONSTATUS
STATUSÜBERGABE
ÜBERGABERECRUITING-ADMINISTRATION
EINGEGANGENBewerbung geht ein. Der Vorgang wird angelegt.
BESTEHENDER PROZESS / KUNDENSYSTEM
Recruiting-Administration
- Bewerbungseingang erfassen
- Unterlagen strukturieren
- Bewerberkommunikation
- Gespräche koordinieren
- Status aktualisieren
- Übergabe an den Betrieb
ADAPTIS übernimmt die administrative Begleitung. Auswahl- und Einstellungsentscheidungen sowie disziplinarische Führung bleiben beim Kundenbetrieb.
ADAPTIS unterstützt im Bereich People / HR Administration insbesondere bei:
ZUSAMMENARBEITSMODELLE
So viel Unterstützung, wie Ihr Betrieb tatsächlich braucht.
Ob laufende Unterstützung, zusätzliches Stundenkontingent oder klar abgegrenztes Projekt: Die Zusammenarbeit richtet sich nach Art und Umfang Ihres tatsächlichen Bedarfs.
Was ADAPTIS übernimmt und wie die Zusammenarbeit organisiert wird, sind zwei getrennte Entscheidungen.
Leistungsbereich + passendes Zusammenarbeitsmodell werden anhand des tatsächlichen Bedarfs definiert. Alle drei Modelle können je nach vereinbartem Umfang Leistungen aus den vier Bereichen umfassen.
Wie sieht Ihr Bedarf aus?
RETAINER
01Für laufenden Bedarf
Wiederkehrende Unterstützung als fester Bestandteil Ihrer Abläufe.
Für regelmäßig anfallende Backoffice-Aufgaben kann ein definierter Leistungsumfang laufend übernommen werden.
- wiederkehrender Bedarf
- definierter Leistungsumfang
- laufende Zusammenarbeit
- planbare Grundunterstützung
STUNDENPAKET
02Für zusätzlichen Bedarf
Zusätzliche Kapazität, wenn mehr Backoffice-Arbeit anfällt.
Ein definiertes Stundenkontingent schafft zusätzliche Kapazität für Phasen, in denen absehbar mehr administrative Arbeit anfällt.
- zusätzliches Stundenkontingent
- für absehbaren Mehrbedarf
- flexibel einsetzbar innerhalb vereinbarter Leistungen
- kein dauerhafter Umfang erforderlich
FIXED SCOPE
03Für klar abgegrenzte Aufgaben und Projekte
Klare Aufgabe. Klarer Umfang. Definiertes Ergebnis.
Für klar abgrenzbare Aufgaben oder Projekte wird vorab festgelegt, was ADAPTIS übernimmt und welches Ergebnis erreicht werden soll.
- definierter Scope
- klarer Start und Abschluss
- konkrete Aufgabe / Projekt
- vereinbartes Ergebnis
RETAINER kann zu dieser Bedarfssituation passen – als erste Orientierung.
Welches Modell sinnvoll ist, hängt vom tatsächlichen Aufgabenvolumen, den Abläufen und dem gewünschten Umfang ab.
Welches Modell zu Ihrem Bedarf passt, klären wir gemeinsam.
Leistungsbereiche und Umfang werden im Erstgespräch gemeinsam eingeordnet.
SO FUNKTIONIERT ADAPTIS
ADAPTIS dockt an Ihre bestehenden Abläufe an.
Im ersten Schritt werden Aufgaben, Zuständigkeiten, Systeme und Übergaben gemeinsam definiert. Anschließend wird ADAPTIS so in die bestehenden Prozesse integriert, dass klar ist, was übernommen wird, was intern bleibt und wie Rückfragen oder Freigaben laufen.
IHR BETRIEB
BESTEHENDE UMGEBUNG
ADAPTIS
ZUSÄTZLICHE KAPAZITÄT
Bearbeitung innerhalb vereinbarter Prozesse. Klare Übergaben, Rückfragen und dokumentierte Ergebnisse.
Zugriff nur auf die für die vereinbarten Aufgaben erforderlichen Bereiche.
Flexible Zusammenarbeit braucht klare Verantwortlichkeiten.
BEDARF VERSTANDEN ✓
Den tatsächlichen Bedarf gemeinsam verstehen.
Aufgaben, betroffene Bereiche, eingesetzte Systeme und benötigter Umfang werden gemeinsam eingeordnet.
- Welche Aufgaben fallen an?
- Welche Bereiche sind betroffen?
- Welche Systeme werden genutzt?
- Welcher Umfang wird benötigt?
- Welches Zusammenarbeitsmodell passt?
NICHT DAS ZIELEXPORT → NEUES SYSTEM → NEUER PROZESS → ADAPTIS
Integration statt unnötiger Parallelstrukturen.
Soweit technisch, organisatorisch und datenschutzrechtlich sinnvoll. Welche Systeme und Werkzeuge erforderlich sind, wird gemeinsam geklärt.
WARUM ADAPTIS
ADAPTIS entstand aus dem Betriebsalltag.Nicht aus der Theorie.
Über mehrere Jahre habe ich selbst einen Dienstleistungsbetrieb geführt – mit Kundenanfragen, Angeboten, Rechnungen, Terminänderungen, Mitarbeiterkoordination, Ausfällen, Reklamationen und dem täglichen Verwaltungsaufwand, der parallel zum eigentlichen operativen Geschäft weiterlaufen muss.
ADAPTIS ist aus genau diesem Bedarf entstanden: Backoffice-Unterstützung, die sich an reale Abläufe anpasst und zusätzliche Kapazität schafft, ohne unnötige Parallelstrukturen aufzubauen.
Ein authentischer Einblick in die reale Arbeitsumgebung.
BILDPLATZHALTERErfahrung aus erster Hand.
- KUNDEN
- MITARBEITER
- OBJEKTE
- ANGEBOTE
- RECHNUNGEN
- AUSFÄLLE
- TERMINÄNDERUNGEN
- WINTERDIENST
- REKLAMATIONEN
- DOKUMENTATION
- ERFAHRUNG
Einen Dienstleistungsbetrieb führen. Operatives Geschäft und Administration jeden Tag zusammenbringen.
- PROBLEM VERSTANDEN
Erleben, wo Verwaltungsaufwand Kapazität bindet und Abläufe unter Druck geraten.
- ADAPTIS ENTWICKELT
Backoffice-Unterstützung, die an bestehende Abläufe anknüpft und genau dort zusätzliche Kapazität schafft.
Nicht von außen beraten.
Sondern von innen verstanden.
Diese Situationen kenne ich nicht nur als Dienstleister – sondern als Unternehmer.
Aus eigener Betriebserfahrung entstanden.
Für andere Betriebe weitergedacht.
ORIENTIERUNG
Welche Backoffice-Lösung passt zu Ihrem Betrieb?
Nicht jeder Betrieb braucht dieselbe Lösung. Entscheidend ist, wie Ihr tatsächlicher Bedarf aussieht und wie die Unterstützung in Ihre Abläufe eingebunden werden soll.
IHR BEDARF
Verändern Sie die Kriterien oder wählen Sie eine Organisationsform direkt aus. Die Darstellung dient nur als erste Orientierung.
Drei unterschiedliche Organisationsformen. Noch keine Bedarfsauswahl – alle Optionen bleiben neutral.
ADAPTIS ist kein Ersatzmodell für jede interne Bürokraft – sondern eine andere Möglichkeit, zusätzliche Backoffice-Kapazität zu organisieren.
Die passende Lösung hängt vom tatsächlichen Bedarf ab.
Aufgabenvolumen, Schwankungen, gewünschte Einbindung und interne Strukturen unterscheiden sich von Betrieb zu Betrieb. Die Darstellung dient deshalb nur als erste Orientierung.
Im Erstgespräch schauen wir uns Ihre tatsächlichen Abläufe und den Unterstützungsbedarf konkret an.
Erste Orientierung – die konkrete Zusammenarbeit richtet sich nach Ihren Abläufen und Ihrem tatsächlichen Bedarf.DATENSCHUTZ & SICHERHEIT
Zusätzliche Kapazität braucht klar geregelten Zugriff.
ADAPTIS arbeitet nur mit den Zugängen, Informationen und Zuständigkeiten, die für die vereinbarten Aufgaben erforderlich sind. Welche Systeme, Daten und Freigaben benötigt werden, wird im Setup gemeinsam definiert.
IHR UNTERNEHMEN
- KALENDER
- SOFTWARE
- DOKUMENTE
- KUNDENDATEN
- RECHNUNGSDATEN
- MITARBEITERDATEN
DEFINIERTE ZUGRIFFSSCHICHT
Aufgabe → erforderliche Bereiche → abgestimmte Berechtigungen.
Kein pauschaler Vollzugriff.
BEISPIEL / ANFRAGENMANAGEMENTADAPTIS
Bearbeitung der vereinbarten Aufgaben mit dafür definierten Zugängen.
Freigaben, Rückfragen und Ergebnisse folgen den abgestimmten Abläufen.Flexible Zusammenarbeit braucht klare Grenzen.
So viel Zugriff wie erforderlich.
Nicht pauschal auf alles.
Zugänge und Berechtigungen richten sich nach den vereinbarten Aufgaben und den vorhandenen Systemen.
Welche Bereiche benötigt ADAPTIS für die Aufgabe?
Beispielaufgabe: Anfragenmanagement
- E-MailZUGRIFF AKTIV
- AnfragenZUGRIFF AKTIV
- DokumentationOPTIONAL
- KundendatenOPTIONAL
- RechnungenKEIN ZUGRIFF
- MitarbeiterdatenKEIN ZUGRIFF
Beispielhafte Darstellung – tatsächliche Zugriffe werden im Setup festgelegt. „Optional“ bedeutet: nur wenn für die konkrete Aufgabe erforderlich. Nicht erforderliche Systeme und Daten außerhalb des vereinbarten Scopes bleiben ausgeschlossen.
SCHEMATISCHER DATEN- / ARBEITSFLUSS
Datenwege und Zugriffe werden abhängig von Aufgabe, System und technischer Umsetzung definiert.
Integration statt unnötiger Parallelstrukturen.
Soweit technisch, organisatorisch und datenschutzrechtlich sinnvoll.
Welche Regelungen und Maßnahmen benötigt werden, ist für die konkrete Zusammenarbeit zu klären und zu prüfen. Die folgenden Punkte sind Prüffelder, keine Bestätigung bereits umgesetzter Maßnahmen.
VERTRAGLICH / ORGANISATORISCH
- Zuständigkeiten
- Weisungen / Freigaben
- Zugriffskonzept
- Lösch- / Aufbewahrungsregeln
- Definierte Datenwege
TECHNISCH
- Benutzerzugänge
- Getrennte Berechtigungen
- Sichere Authentifizierung
- Dokumentierte Systemzugriffe
Je nach Art der Verarbeitung können vertragliche und technische Regelungen wie Auftragsverarbeitung, Zugriffskonzepte und technische-organisatorische Maßnahmen relevant sein.
Flexibel in der Kapazität.
Klar in den Zugriffsrechten.
FAQ
Häufige Fragen zu ADAPTIS
Hier finden Sie Antworten zu Leistungen, Zusammenarbeit, Systemen, Zugriffsrechten und dem Start mit ADAPTIS.
Ihre Situation ist nicht dabei?
Im Erstgespräch schauen wir uns Ihren konkreten Backoffice-Bedarf und Ihre bestehenden Abläufe gemeinsam an.
BEREIT FÜR MEHR BACKOFFICE-KAPAZITÄT?
Ihr Betrieb läuft.
Ihr Backoffice auch.
ADAPTIS schafft zusätzliche administrative Kapazität dort, wo sie tatsächlich gebraucht wird – integriert in Ihre bestehenden Abläufe und klar definiert nach Aufgaben, Umfang und Zuständigkeiten.
Ihre Systeme. Ihre Prozesse.
ADAPTIS als zusätzliche Kapazität.
Wo können wir Ihr Backoffice entlasten?
02 / AUFTRAGSSPITZE
Eine gute Woche kann Ihr Backoffice schnell an seine Grenzen bringen.
Mehr Aufträge bedeuten nicht nur mehr operative Arbeit. Auch Anfragen, Angebote, Termine, Rückfragen und Dokumentation nehmen zu.
KAPAZITÄT ERWEITERT
VERFÜGBARE BACKOFFICE-KAPAZITÄT
STUNDENPAKETE
Mehr Arbeit braucht mehr Kapazität.
Mehr Kapazität,
wenn mehr Arbeit anfällt.
Für zusätzlichen Backoffice-Bedarf können vereinbarte Stundenpakete genutzt werden, um vorübergehend mehr Kapazität für definierte Aufgaben bereitzustellen.
Doch was, wenn das Problem nicht zu viel Arbeit auf einmal ist – sondern jeden Tag ein bisschen zu viel?
03 / ZEITVERLUST
Nicht jeder Engpass sieht wie ein Engpass aus.
Eine E-Mail hier. Eine Rückfrage dort. Ein Angebot, eine Terminänderung, eine Rechnung. Jede Aufgabe für sich ist klein – zusammen nehmen sie jeden Tag Zeit aus dem eigentlichen Betrieb.
VERFÜGBARE ARBEITSZEIT
INTERAKTIVE DEMO
Alle Minutenwerte sind beispielhaft. Keine Statistik und keine Garantie einer bestimmten Zeitersparnis.
Das Problem ist nicht eine große Aufgabe.
Es sind viele kleine. Jeden Tag.
RETAINER
Wiederkehrende Aufgaben.
Dauerhaft übernommen.
Wenn bestimmte Backoffice-Aufgaben regelmäßig anfallen, kann ADAPTIS diese innerhalb eines klar definierten Leistungsumfangs fortlaufend übernehmen.
04 / SCHWANKENDER BEDARF
Nicht jeder Monat sieht gleich aus.
Urlaub, neue Aufträge, saisonale Spitzen, Mitarbeiterausfälle oder zusätzliche Objekte verändern die Backoffice-Belastung. Eine starre Kapazität passt dazu oft nur selten perfekt.
ILLUSTRATIVE DEMO
Kurve und Stundenwerte veranschaulichen das Prinzip. Keine Preis-, Leistungs- oder Verfügbarkeitszusage.
Reine Demo-Werte. BASE bleibt konstant; FLEX verändert sich mit dem beispielhaften Bedarf.
HYBRID
Planbare Basis. Flexible Reserve.
Ein Hybrid-Modell kombiniert eine planbare Grundunterstützung mit zusätzlicher Kapazität für Phasen mit höherem Bedarf.
05 / EINZELNER ENGPASS
Nicht immer braucht das ganze Backoffice Unterstützung.Manchmal reicht ein einziger Bereich.
Wenn ein einzelner Backoffice-Bereich zum Engpass wird, kann genau dieser Prozess den restlichen Ablauf verlangsamen – obwohl andere Bereiche problemlos funktionieren.
FOKUS / ANFRAGEN
Der Bereich bleibt derselbe. Die Bearbeitung übernimmt ADAPTIS.
Die übrigen Bereiche bleiben im internen Backoffice.
06 / PROJEKT & SONDERAUFGABE
Manche Aufgaben brauchen keine dauerhafte Unterstützung.Sondern ein definiertes Ergebnis.
Neue Objekte, Systemwechsel, Datenbereinigung oder die Einrichtung eines neuen Prozesses: Manche Backoffice-Aufgaben lassen sich klar abgrenzen und als Projekt umsetzen.
BEISPIELPROJEKT
15 NEUE OBJEKTE MÜSSEN IM SYSTEM ANGELEGT WERDEN.
01 / AUFTRAG
Vor dem Start ist das Ziel klar.
Der Auftrag beschreibt, welche Daten, Zuordnungen und Strukturen am Ende übergeben werden.
Ein abgegrenztes Beispielprojekt mit vereinbartem Umfang.
02 / DATEN
15 OBJEKTE
EINGEGANGEN
03 / SETUP
Aus Rohdaten wird Struktur.
ROHDATEN → SYSTEMEINTRAG
- Objektname
- Ansprechpartner
- Dokumente
- Zuständigkeit
- Notiz / Status
04 / PRÜFUNG
Qualitätsprüfung
- Vollständigkeit
- Zuordnung
- Dokumente
- Struktur
05 / FERTIG
PROJEKT ABGESCHLOSSEN
- Daten strukturiert
- Dokumente zugeordnet
- System gepflegt
- Übergabe abgeschlossen
Beispielhafte Darstellung. Mengen, Fortschritt und Ablauf dienen der Veranschaulichung und sind keine Aussage über eine tatsächliche Projektdauer.
FIXED SCOPE
Sie definieren das Ziel.
ADAPTIS übernimmt den Weg dorthin.
Für klar abgegrenzte Projekte kann ADAPTIS einen definierten Leistungsumfang übernehmen und bis zum vereinbarten Ergebnis umsetzen.
Ihr Bedarf verändert sich.
ADAPTIS passt sich an.
Unterschiedliche Situationen. Unterschiedliche Modelle. Eine flexible Backoffice-Kapazität.
SO FUNKTIONIERT DIE ZUSAMMENARBEIT